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一、什么是跟单员:

跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据。跟踪产品、跟踪服务运作流向,所有工作都是围绕着订单去展开并对出货交期负责的专职人员。要成为一名合格的跟单员,不仅要头脑清晰还要细心;要清楚自己所跟客户每个定单的要求,还要善于处理人际关系(对外是客户,对内是各相关部门),要清楚了解生产状况,要及时处理生产遇到的异常。有的人说做跟单员,烦透了、累死了,对客户要编一个又一个的谎话,生产做不出来,我们也要跟着挨骂,其实我们要以顺利完成订单出货给客户为目的。

二、跟单员工作的重要性主要表现为:

1、    需要面对客户,面对订单开展工作。

2、  是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。

3、      随着印刷行业交期急,质量要求越来越高的特性。其工作性质的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。

4、      跟单员工作是一项综合性非常强的工作,对外要有业务员的素质,对内要有生产管理的能力(比如生产产能的评估、交货周期等)。

5、      作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口,跟单员不了解工厂生产环节的运作情况,那时难以想象的(相关业务知识一定要熟练)。

6、      对于订单的生产来说,执行者是生产部门,跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎掌握在生产部门的手里,于是,沟通、跟催等能力及向生产制造部门催单要货,跟踪出货,这是跟单工作的挑战性所在。

三、跟单员的工作内容及知识,技能要求:

跟单员在许多时候是扮演业务经理助理的角色,负责接待、管理、跟进客户。为此,跟单员必须做好以下工作:

(1)     传真、电子邮件等文件的回复,打印或验签(质量、文件更改等信息)

(2)     计算报价单

(3)     填对帐表

(4)     样品的寄送与登记

(5)     客户档案的管理

(6)     来访客户的接待

(7)     主管交办事项的处理

(8)     与相关部门业务的联系

四、跟单员是协调员

跟单员不仅是生产计划员、物控员、还是采购员。

1、      出口货物跟单:(外贸业务跟进)了解基本外贸知识:(谈判、报价、接单、签合同等)

2、      物料采购跟单:(业务跟进)懂营销、懂产品。(物料、性能,使用、保养)

3、    生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产、懂管理、懂沟通。

4、      货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识。(运输工具、方法、配柜)及了解报关知识。

5、    客户联络跟踪(客户接待):了解对客户的管理,懂国际礼仪知识。

五、跟单员的工作特点:

跟单员的工作几乎涉及到企业的每一个环节,从销售、生产、物料、财务、人事到总务都会有跟单员的身影出现。跟单员的工作是复杂的、全方位的。

(1)   跟单员是一种责任大、权力小的工作岗位。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,责任十分重大,因为订单就是企业的生命,客户就是企业的上帝,失去订单与客户将危及企业生存,但跟单员的权力却是非常小的。他可以说是毫无职权,只是一个办事员而已。跟单员完成其责任的权力不是来自其职权,而是来自其所做的事。

(2)   跟单员的工作重心在于沟通协调,跟单员与客户、与生产部门、与周边部门的工作是一种沟通与协调,都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。

(3)   跟单员的工作是做客户的参谋,跟单员从本质上来讲是为客户服务的,他们在大多数时候是当好客户的参谋。跟单员掌握着企业的大量的客户资料,有对他们的需求特点十分熟悉,同时也了解企业的生产情况,他可以对客户的订单提出意见,以利于客户的订单。

(4)   跟单员的工作节奏是多变与快速的,客户的需求是多样的,有时客户的订单是小批量的,却要求及时出货,这就要求跟单员的工作效率应是快速的,同时,跟单员所面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式、作息时间与工作节奏各不相同,这也要求跟单员的工作节奏是快速多变的。

版本/修订:宣字/42   文件编号:YH/-2014.1

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